Wat is Dropbox en waar kan je het voor gebruiken?
Dropbox biedt niet alleen (gratis) online opslagruimte maar is tevens een uitstekende synchronisatietool: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). De online opgeslagen bestanden lopen daarom altijd synchroon met de lokale bestanden!
Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om bijvoorbeeld een collectie foto's te delen met familie of vrienden). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben alle gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven (grote) bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server.
Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel
De lokaal in de dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map, dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. Vindt er juist een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de webinterface), dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken, dan vindt synchronisatie plaats nadat de verbinding weer is hersteld.
De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid Mb's voor de eerste keer aan de dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je wellicht denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een vernieuwende synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand. Een grote meerwaarde van Dropbox!
De bestanden zijn vanaf elke willekeurige computer te benaderen
De gebruiker kan de dropbox overal ter wereld vanaf elke willekeurige PC benaderen, mits deze over een internetverbinding beschikt. Sterker nog: door hetzelfde dropbox-account vanaf verschillende computers te beheren, kunnen de lokaal opgeslagen bestanden probleemloos en snel onderling worden gesynchroniseerd! Je kunt een eenmaal opgeslagen (en gesynchroniseerd) bestand dus probleemloos op een andere computer verder bewerken. De verschillende computers hoeven zelfs niet te beschikken over hetzelfde type besturingssysteem, Dropbox kan namelijk ook op Mac- en Linux-computers worden geïnstalleerd. En is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé), dan kan de dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd!
Synchroniseren van favorieten, e-mail, contactpersonen, bureaublad,... Dropbox kan ook de favorieten van de webbrowser, het e-mailarchief, de contactpersonen en/of de items op het bureaublad tussen verschillende computers synchroniseren. Zo beschik je altijd over je eigen gegevens, ongeacht op welke computer je aan het werk bent! Hiervoor moeten wel eerst bij elke computer de opslaglocaties van deze persoonlijke gegevens worden gewijzigd naar de lokale map My Dropbox (let op: het is belangrijk dat bij elk account naar dezelfde map wordt verwezen! Op de website is uitgebreid te lezen hoe het wijzigen van de opslaglocatie van persoonlijke bestanden in zijn werk gaat). Zodra de opslaglocaties zijn gewijzigd, worden de gegevens continue tussen de verschillende computers gesynchroniseerd. En dankzij de geavanceerde synchronisatietechniek gaat deze synchronisatie zelfs bij grote bestanden (zoals het omvangrijke archiefbestand OUTLOOK.PST van Outlook) opmerkelijk snel!
Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?
Voor synchronisatie wordt een beveiligde SSL-verbinding opgezet, daarnaast worden de te synchroniseren bestanden vooraf versleuteld met AES-256 (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). Je mag er dus wel vanuit gaan dat het synchroniseren redelijk goed is beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met het online zetten van belangrijke of vertrouwelijke gegevens. De online bestanden zijn namelijk direct toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens (het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord) weet te bemachtigen...
Om de veiligheid van de inloggegevens te waarborgen, is het verstandig de inloggegevens niet door de browser te laten opslaan (met name wanneer op een openbare computer wordt gewerkt) en regelmatig het wachtwoord te wijzigen. Tevens kan worden overwogen de vertrouwelijke bestanden eerst te versleutelen met een encryptieprogramma als Axcrypt voordat ze in de dropbox worden geplaatst.
Dropbox installeren
De installatie van Dropbox (download: www.getdropbox.com) heeft niet zo veel om het lijf. In het eerste venster wordt het inlogaccount aangemaakt (bestaande uit een e-mailadres en wachtwoord) dat straks nodig is om toegang tot de persoonlijke dropbox op de server te verkrijgen.
Dropbox biedt niet alleen (gratis) online opslagruimte maar is tevens een uitstekende synchronisatietool: lokaal opgeslagen bestanden worden automatisch gesynchroniseerd met de voor het account gereserveerde ruimte op de server. Wordt een bestand dus lokaal toegevoegd, gewijzigd of verwijderd dan wordt deze tegelijkertijd in de online opslag gewijzigd (en vice versa). De online opgeslagen bestanden lopen daarom altijd synchroon met de lokale bestanden!
Dropbox heeft echter nog meer te bieden: zo kunnen de in de dropbox opgeslagen bestanden voor iedereen toegankelijk worden gemaakt, ongeacht of ze gebruikers van Dropbox zijn (erg handig om bijvoorbeeld een collectie foto's te delen met familie of vrienden). Door andere Dropbox-gebruikers te machtigen, kunnen zelfs hele mappen worden gedeeld zodat gezamenlijk aan bestanden kan worden gewerkt. Dankzij de automatische synchronisatie hebben alle gemachtigden altijd toegang tot de laatste versie van een bestand en hoeven (grote) bestanden niet meer omslachtig te worden uitgewisseld via USB-sticks, e-mail of een FTP-server.
Synchroniseren van bestandswijzigingen gaat razendsnel
De lokaal in de dropbox opgeslagen mappen en bestanden worden door middel van synchronisatie direct naar de online dropbox 'gekopieerd'. Wijzigt een lokaal opgeslagen bestand of map, dan zorgt Dropbox ervoor dat de wijziging zo snel mogelijk ook online wordt doorgevoerd. Vindt er juist een wijziging in een online opgeslagen bestand of map plaats (als gevolg van synchronisatie met een andere computer of door een handmatige wijziging via de webinterface), dan wordt deze tevens lokaal doorgevoerd. Is de internetverbinding tijdelijk verbroken, dan vindt synchronisatie plaats nadat de verbinding weer is hersteld.
De beperkte bandbreedte van de internetverbinding is de vertragende factor bij het synchroniseren van bestanden (dit is goed te merken wanneer een grote hoeveelheid Mb's voor de eerste keer aan de dropbox wordt toegevoegd). Wordt regelmatig met grote bestanden gewerkt, dan zou je wellicht denken dat het synchroniseren behoorlijk wat tijd gaat kosten. Dropbox maakt echter gebruik van een vernieuwende synchronisatietechniek waarbij alleen de wijzigingen binnen een bestand worden geüp- of -download. Dankzij deze techniek gaat het synchroniseren razendsnel, ongeacht de grootte van het bestand. Een grote meerwaarde van Dropbox!
De bestanden zijn vanaf elke willekeurige computer te benaderen
De gebruiker kan de dropbox overal ter wereld vanaf elke willekeurige PC benaderen, mits deze over een internetverbinding beschikt. Sterker nog: door hetzelfde dropbox-account vanaf verschillende computers te beheren, kunnen de lokaal opgeslagen bestanden probleemloos en snel onderling worden gesynchroniseerd! Je kunt een eenmaal opgeslagen (en gesynchroniseerd) bestand dus probleemloos op een andere computer verder bewerken. De verschillende computers hoeven zelfs niet te beschikken over hetzelfde type besturingssysteem, Dropbox kan namelijk ook op Mac- en Linux-computers worden geïnstalleerd. En is het niet gewenst of niet mogelijk om de software voor Dropbox te installeren (bijvoorbeeld in een internetcafé), dan kan de dropbox altijd nog via de webinterface worden benaderd!
Synchroniseren van favorieten, e-mail, contactpersonen, bureaublad,... Dropbox kan ook de favorieten van de webbrowser, het e-mailarchief, de contactpersonen en/of de items op het bureaublad tussen verschillende computers synchroniseren. Zo beschik je altijd over je eigen gegevens, ongeacht op welke computer je aan het werk bent! Hiervoor moeten wel eerst bij elke computer de opslaglocaties van deze persoonlijke gegevens worden gewijzigd naar de lokale map My Dropbox (let op: het is belangrijk dat bij elk account naar dezelfde map wordt verwezen! Op de website is uitgebreid te lezen hoe het wijzigen van de opslaglocatie van persoonlijke bestanden in zijn werk gaat). Zodra de opslaglocaties zijn gewijzigd, worden de gegevens continue tussen de verschillende computers gesynchroniseerd. En dankzij de geavanceerde synchronisatietechniek gaat deze synchronisatie zelfs bij grote bestanden (zoals het omvangrijke archiefbestand OUTLOOK.PST van Outlook) opmerkelijk snel!
Zijn mijn bestanden wel veilig in Dropbox?
Voor synchronisatie wordt een beveiligde SSL-verbinding opgezet, daarnaast worden de te synchroniseren bestanden vooraf versleuteld met AES-256 (deze encryptietechniek wordt ook bij internetbankieren gebruikt). Je mag er dus wel vanuit gaan dat het synchroniseren redelijk goed is beveiligd. Dit wil echter niet zeggen dat alle vertrouwelijke documenten zomaar aan Dropbox moeten worden toevertrouwd! Je moet altijd voorzichtig zijn met het online zetten van belangrijke of vertrouwelijke gegevens. De online bestanden zijn namelijk direct toegankelijk voor iedereen die de inloggegevens (het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord) weet te bemachtigen...
Om de veiligheid van de inloggegevens te waarborgen, is het verstandig de inloggegevens niet door de browser te laten opslaan (met name wanneer op een openbare computer wordt gewerkt) en regelmatig het wachtwoord te wijzigen. Tevens kan worden overwogen de vertrouwelijke bestanden eerst te versleutelen met een encryptieprogramma als Axcrypt voordat ze in de dropbox worden geplaatst.
Dropbox installeren
De installatie van Dropbox (download: www.getdropbox.com) heeft niet zo veel om het lijf. In het eerste venster wordt het inlogaccount aangemaakt (bestaande uit een e-mailadres en wachtwoord) dat straks nodig is om toegang tot de persoonlijke dropbox op de server te verkrijgen.
Nadat het account is aangemaakt, akkoord is gegaan met de voorwaarden en de rondleiding over de verschillende mogelijkheden van Dropbox is afgerond, wordt tot slot nog gevraagd waar de map My Dropbox lokaal moet worden opgeslagen (deze map wordt straks gesynchroniseerd met de persoonlijke dropbox op de server). Volgens de standaard instellingen wordt deze in de map Mijn documenten (XP)/Documenten (Vista) geplaatst. Wil je dit wijzigen (zelf geef ik bijvoorbeeld de voorkeur aan de map D:\My Dropbox), zet dan eerst een vinkje bij de optie I want to choose where to put my Dropbox en navigeer vervolgens via de knop Change naar de juiste locatie (de opslaglocatie kan later altijd nog via de voorkeursinstellingen worden gewijzigd).
Een reeds aangemaakt Dropbox-account kan ook op andere computers worden gebruikt zodat bestanden tussen de verschillende computers kunnen worden gesynchroniseerd. Het installeren gaat grotendeels hetzelfde als hierboven omschreven, zij het dat moet worden aangevinkt dat het om een reeds aangemaakt dropbox-account gaat!
LET OP: Per Windows gebruikersaccount kan slechts één Dropbox-account worden beheerd. Wil je toch gebruik maken van een extra Dropbox-account dan kan dat alleen onder een ander gebruikersaccount, vanaf een andere computer of vanuit de webvariant van Dropbox. Er is overigens wel een trucje om dit probleem te omzeilen: maak bij het extra account een gedeelde map aan (zie verderop) zodat de daarin opgeslagen bestanden direct vanuit het actieve account kunnen worden benaderd!
LET OP: Per Windows gebruikersaccount kan slechts één Dropbox-account worden beheerd. Wil je toch gebruik maken van een extra Dropbox-account dan kan dat alleen onder een ander gebruikersaccount, vanaf een andere computer of vanuit de webvariant van Dropbox. Er is overigens wel een trucje om dit probleem te omzeilen: maak bij het extra account een gedeelde map aan (zie verderop) zodat de daarin opgeslagen bestanden direct vanuit het actieve account kunnen worden benaderd!
Voorkeursinstellingen wijzigen
De voorkeursinstellingen van Dropbox kunnen worden aangepast door met rechts op het Dropbox-icoontje (rechts onderin het systeemvak) te klikken en te kiezen voor de optie Preferences. Ook hier is het weer eenvoud ten top, er zijn maar weinig instelmogelijkheden. Één van die instellingen is het wijzigen van de opslaglocatie van de map My Dropbox. Bij het tabblad Network kan eventueel de maximaal beschikbare down- en uploadsnelheid worden beperkt zodat er meer bandbreedte overblijft voor andere programma's (en eventueel de overige computers die gebruik maken van dezelfde internetverbinding). Worden regelmatig meerdere bestanden tegelijk geüpload, dan is het overigens niet aan te bevelen deze instelling te wijzigen omdat het opslaan van bestanden hierdoor teveel vertraagt.
TIP: Via de website www.speedtest.nl kan de down- en uploadsnelheid van de internetverbinding worden gemeten. Deze informatie kan worden gebruikt om te bepalen hoeveel bandbreedte Dropbox maximaal mag gebruiken.
De webinterface (bij het onderdeel Account, Account settings) bevat nog enkele instellingen die niet via de lokale interface beschikbaar zijn. Zo kunnen de weergegeven naam, het e-mailadres en het wachtwoord worden gewijzigd en kan worden vastgelegd welke e-mail er door Dropbox mag worden toegezonden (gek genoeg staat een van de belangrijkste, e-mailcommunicatie over geplande onderhoudswerkzaamheden aan de server van Dropbox, standaard uitgevinkt...).
De capaciteit van je persoonlijke Dropbox
Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 Gb gratis online opslagruimte (worden nieuwe Dropbox-gebruikers geïntroduceerd dan kan dit met 250 Mb per aanmelding oplopen tot maximaal 3 Gb). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan (mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, muziek en video's online te zetten...). Is het gratis account niet toereikend, dan kan tegen betaling extra ruimte worden bijgekocht (50 Gb voor $99,- per jaar of 100 Gb voor $199,- per jaar).
De webinterface (bij het onderdeel Account, Account settings) bevat nog enkele instellingen die niet via de lokale interface beschikbaar zijn. Zo kunnen de weergegeven naam, het e-mailadres en het wachtwoord worden gewijzigd en kan worden vastgelegd welke e-mail er door Dropbox mag worden toegezonden (gek genoeg staat een van de belangrijkste, e-mailcommunicatie over geplande onderhoudswerkzaamheden aan de server van Dropbox, standaard uitgevinkt...).
De capaciteit van je persoonlijke Dropbox
Met een gratis Dropbox-account krijg je de beschikking over 2 Gb gratis online opslagruimte (worden nieuwe Dropbox-gebruikers geïntroduceerd dan kan dit met 250 Mb per aanmelding oplopen tot maximaal 3 Gb). Een doorsnee gebruiker heeft hier meer dan genoeg aan (mits de dropbox niet wordt gebruikt om de hele collectie foto's, muziek en video's online te zetten...). Is het gratis account niet toereikend, dan kan tegen betaling extra ruimte worden bijgekocht (50 Gb voor $99,- per jaar of 100 Gb voor $199,- per jaar).